สรุปบทที่ 3
การแก้ปัญหาทางธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ
(Solving Business Problems with Information Systems)
แนวคิดเชิงระบบ (Systems Approach)
จากตัวอย่างที่เกี่ยวกับการใช้อินเทอร์เน็ตและเว็บไซท์ แสดงถึงการปฏิวัติการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในวงการธุรกิจ จากการคิดค้นของบริษัทวิจัยการตลาดของ NFO โดยใช้เครื่องมืออำนวยความสะดวกในการสนทนาบนอินเทอร์เน็ตของ TalkCity ซึ่งจะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ ช่วยในการพัฒนาสินค้า ช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆ ระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถช่วยให้ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น ทั้งการจัดการด้านการตัดสินใจและการร่วมมือในการทำงานเป็นกลุ่มให้เกิดความแข็งแกร่งในการต่อสู้ในเชิงธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเทคโนโลยีสานสนเทศบนอินเทอร์เน็ตและระบบสารสนเทศจะกลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จภายใต้สิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา
กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข (Defining Problems and Opportunities)
ปัญหาและแนวทางแก้ไขได้ถูกกำหนดให้เป็นขั้นตอนแรกของแนวคิดเชิงระบบ ปัญหา สามารถให้คำจำกัดความได้ว่าเป็นภาวะพื้นฐานที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ แนวทางแก้ไข คือ ภาวะพื้นฐานที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สัญญาณบอกเหตุจะต้องแยกออกจากคำว่าปัญหาโดยสัญญาณบอกเหตุ (Symptoms) หมายถึง ปัญหาสำคัญที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแต่มีแนวโน้มว่าจะเกิด
การคิดอย่างเป็นระบบ (Systems Thinking)
การคิดอย่างเป็นระบบทำให้เข้าใจปัญหาและโอกาสในการแก้ไขที่ดีที่สุด ปีเตอร์ เซนก์ นักเขียนและที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ เรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าเป็น กฎข้อที่ (The Fifth Discipline) เซนก์ กล่าวว่า การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ ได้แก่ การควบคุมตนเอง (Personal Mastery)การไม่อคติและไม่ท้อแท้ (Mental Models) การแบ่งปันวิสัยทัศน์ร่วมกัน (S hared Vision) การเรียนรู้เป็นทีมงาน (Term Learning) เป็นสิ่งที่จะช่วยเติมเต็มความสามารถของบุคคลและความสำเร็จในธุรกิจของโลกที่มีแต่ความเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา โดยเปรียบเทียบกับสำนวนที่ว่า การมองป่าคือการมองเห็นต้นไมทุกต้นในป่า
การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ (Developing Alternative Solutins)
มีแนวทางในการแก้ปัญหาหลายวิธี อย่าใช้วิธีการแก้ปัญหาเพียงวิธีเดียวหลังจากที่กำหนดปัญหาอย่างเร่งรีบเพราะมันจะจำกัดทางเลือกของคุณและขโมยโอกาสในการวิเคราะห์ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของทางเลือกอื่นๆ และคุณยังเสียโอกาสในการรวบรวมข้อดีของแต่ละแนวทางอีกด้วย
การออกแบบและนำแนวทางในการแก้ไขปัญหาไปใช้จริง (Design and Impiementing a Solution)
เมื่อเลือกแนวทางในการแก้ไขปัญหาแล้วจะต้องมีการออกแบบและนำไปประยุกต์ใช้จริง โดยอาศัยผู้ใช้เจ้าหน้าที่เทคนิค เพื่อช่วยในการออกแบบรายละเอียดและการนำไปใช้โดยปกติการออกแบบรายละเอียด (Design Specifications) จะกำหนดรายละเอียดในด้านต่างๆ ทั้งประสิทธิภาพของบุคลากร อาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ แหล่งข้อมูล และงานที่จะต้องทำเมื่อมีการใช้ระบบใหม่ แผนการนำไปประยุกต์ใช้ (Implementation Plan) ที่กำหนดแหล่งข้อมูล กิจกรรม และระยะเวลาสำหรับขั้นตอนการนำไปใช้ที่เหมาะสม
การประเมินหลังการนำไปใช้ (Postimplementation Review)
การตะหนักว่าแนวทางแก้ปัญหาที่นำไปใช้อาจล้มเหลวได้ในโลกแห่งความเป็นจริงอาจมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้แม้ว่าวิธีการนั้นจะถูกออกแบบเป็นอย่างดีก็ตาม
การใช้แนวคิดเชิงระบบ (Using the Systems Approach)
ลองนำแนวคิดเชิงระบบมาประยุกต์สู่แนวทางแก้ไขปัญหากับบริษัทที่กำลังเผชิญหน้าอยู่ในโลกธุรกิจอ่านกรณีศึกษาและร่วมกันวิเคราะห์ โดยใช้แนวคิดเชิงระบบแก้ไขปัญหาในแต่ละขั้นตอน
ความขัดเจนของปัญหา (Statement of the Problem)
ผู้จัดการ พนักงานขาย และลูกค้าได้รับสารสนเทศด้านสินค้าและบริการไม่ดีเท่าที่ควร ผลปฏิบัติงานด้านการขายในหน่วยงานเกิดความเสียหายจากกระบวนการขายที่ลดลง ซึ่งจำกัดความสามารถในการขายของพนักงานขายและสร้างความเสียหายในงานบริการแก่ลูกค้า
ความชัดเจนของความต้องการทางธุรกิจ (Staement of Business Requirements)
การวางแผนกลยุทธ์ระยะยาวกับผู้จัดการและกลุ่มที่ปรึกษาด้านการจัดการ เพื่อกำหนดบทบาทเชิงกลยุทธ์สำหรับระบบสารสนเทศในบริษัทโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มมูลค่าของผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัทแก่ลูกค้า ข้อได้เปรียบของระบบ POS คือกำหนดฐานงาน (Platform) ที่เป็นไปได้ในการสนับสนุนบทบาทของระบบสารสนเทศ ความเป็นไปได้อี่นๆ รวมทั้งระบบด้านการตลาด การกระจายสินค้า และการขยายสมาชิกไปยังพื้นที่อื่นๆ แผนการนี้ยังได้กำหนดความต้องการด้านอื่นๆ
แนวทางในการแก้ปัญหาด้วยการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ในทุกวันนี้การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยการพัฒนาระบบข้อมูล เป็นความรับผิดชอบของนักธุรกิจมืออาชีพและในฐานะผู้ใช้ คุณสามารถรับผิดชอบสำหรับการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศเดิมสำหรับบริษัทของคุณเอง ซึ่งจะกำหนดแนวคิดในการแก้ปัญหาและแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศได้ช่วยให้ผู้ใช้และองค์กรได้รับการพัฒนาให้ดี
วงจรการพัฒนาระบบ (Systems Development Cycle)
เมื่อแนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหาได้ถูกประยุกต์สู่การพัฒนาแนวทางแก้ปัญหาด้านธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ จะเรียกขั้นตอนนี้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศ หรือ การพัฒนาระบบงาน ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ได้รับการกำหนดแนวทางในการออกแบบและนำไปใช้โดยกระบวนการพัฒนาอย่างเป็นระบบในกระบวนการนี้ ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศจะออกแบบระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของการวิเคราะห์ความต้องการสารสนเทศขององค์กร ที่รู้จักกันในชื่อ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ
การศึกษาความเป็นไปได้
เนื่องจากกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศมีค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการสำรวจระบบในการศึกษาขั้นต้นหรือที่เรียกว่า การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาขั้นต้นเพื่อสืบค้นหาความต้องการของสานสนเทศในมุมมองของผู้ใช้และหาข้อสรุปของแหล่งข้อมูลที่ต้องการ ราคา ผลประโยชน์ที่จะได้รับและความเป็นไปได้ของโครงการ
การวิเคราะห์ระบบ
เมื่อไดก็ตามที่คุณต้องการพัฒนาระบบงานใหม่อย่างรวดเร็วหรือเกี่ยวข้องกับโครงการระยะยาวคุณจะต้องจัดทำกิจกรรมเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบที่ขยายผลมาจาการศึกษาความเป็นไปได้ การวิเคราะห์ระบบมิใช่การศึกษาเบื้องต้นแต่เป็นการศึกษาอย่างลึกซึ้งของความต้องการสารสนเทศในการใช้งานของผู้ใช้เพื่อให้ได้รูปแบบความต้องการในการใช้งานขั้นพื้นฐาน
การวิเคราะห์องค์กร
การวิเคราะห์องค์กรเป็นสิ่งสำคัญของการปรับปรุงระบบสารสนเทศได้อย่างไรหากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบ นี่เป็นเหตุที่ว่าทำไมทีมพัฒนาระบบจึงต้องรู้ในเรื่องเกี่ยวกับองค์กร โครงสร้างในการจัดการ บุคลากร กิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งแวดล้มของระบบ ระบบสารสนเทศปัจจุบัน
การกำหนดรายละเอียดของระบบ (System Specifications)
การกำหนดรายละเอียดของระบบ โดยทั่วไปหมายถึง วิธีการออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้ของระบบงานโครงสร้างของฐานข้อมูล การประมวลผล และการควบคุมขั้นตอนการทำงาน ดังนั้น นักออกแบบระบบ จึงมักต้องพัฒนาฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่ายข้อมูล และการกำหนดรายละเอียดของบุคลากรสำหรับระบบที่วางแผนไว้
การสร้างต้นแบบ (Prototyping)
การสร้างต้นแบบ เป็นพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอนการทำงานของแบบจำลองหรือต้นแบบของระบบงานใหม่ ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรมที่เรียกว่าการวนรอบ โดยนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้ การทำต้นแบบสามารถทำให้กระบวนการพัฒนาเร็วและง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการที่ความต้องการของผู้ใช้นั้นยากแก่การเข้าใจอย่างชัดเจน
กระบวนการสร้างต้นแบบ (Prototyping Process)
การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ตามปกติแล้วระบบขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิม ต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดจากความต้องการจากผู้ใช้นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ
การบำรุงรักษาระบบสารสนเทศ (Maintenance of Information Systems)
การบำรุงรักษาระบบ (Systems Maintenance) เป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการพัฒนาระบบ เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับการสำรวจ (Monitoring) ประเมิน (Evaluation) และปรับเปลี่ยน (Modify) ระบบ เพื่อให้เป็นตามที่ต้องการหรือที่จำเป็น รวมไปถึงกระบวนการทบทวนผลหลังการนำระบบไปใช้งาน เพื่อเป็นการรับประกันได้ว่าระบบใหม่ที่ได้นำไปใช้นั้นตรงกับความต้องการใช้งานของธุรกิจที่ได้ตั้งไว้ตั้งแต่ตอนออกแบบ การแก้ไขข้อผิดพลาดจากขั้นตอนการพัฒนาระบบ
คอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมระบบ
คอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมระบบหรือคอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมซอฟต์แวร์ (Computer-Aided Software Engineering) ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จที่เรียกว่า เคสทูล (CASE Tools) เพื่อจัดการกับงานของวงจรการพัฒนาระบบ เช่น การวางแผนธุรกิจ การจัดการโครงการส่วน ติดต่อกับผู้ใช้ ต้นแบบ การออกแบบฐานข้อมูล และการพัฒนาซอฟต์แวร์
การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ (End User Development)
คุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถสร้างแนวทางใหม่หรือปรับปรุงระบบงานเดิมโดยปราศจากความช่วยเหลือของผู้เชี่ยวชาญด้านระบบสารสนเทศได้ โดยใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จสำหรับผู้ใช้เพื่อพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาระบบคอมพิวเตอร์ได้เอง เช่น การใช้โปรแกรมตารางทำการอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเครื่องมือในการพัฒนาแนวทางการวิเคราะห์ผลลัพธ์ของยอดขายรายสัปดาห์
ที่มา : http://clubpol1.blogspot.com/2011/07/3.html
แบบฝึกหัดท้ายบทที่ 3
1. นักศึกษาสามารถใช้แนวคิดเชิงระบบในการแก้ไขปัญหา เช่นเดียวกับการแก้ไขปัญหาทางด้านการตลาด ทางด้านการเงิน ทางด้านทรัพยากรมนุษย์หรือไม่ จงอธิบาย ?
ตอบ ใช้ การแก้ปัญหาด้วยวิธีการเชิงระบบ เป็นหลักการแก้ปัญหาอย่างมีขั้นตอนนั้นบางครั้งเราเรียกว่า การแก้ปัญหาเชิงระบบ(System Approach)ซึ่งเป็นกระบวนการในการแก้ปัญหาอย่างมีขั้นตอนที่สามารถใช้เป็นหลักการ ได้กับปัญหาทุกปัญหา เราสามาถแยกเป็นขั้นตอนต่างๆได้ดังนี้
1. การแยกแยะและทำความเข้าใจปัญหา
ขั้นตอนแรกสุดของการแก้ปัญหาเชิงระบบ คือ การแยกแยะและทำความเข้าใจถึงปัญหา เราอาจนิยามความหมายของปัญหาได้ว่า ปัญหา คือ เงื่อนไขที่เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ การทำความเข้าใจถึงปัญหานั้นจะต้งคิดอย่างเชิงระบบ
2. พัฒนาวิธีการแก้ปัญหาเผื่อเลือก
เมื่อเข้าใจโจทย์ชัดเจนแล้ว สิ่งที่ผู้แก้ปัญหาต้องทำในขั้นต่อไปคือ การหาวิธีการแก้ปัญหา อาจจะทำได้หลายวิธี แต่ก่อนจะแก้ปัญหาต้องพิจารณาปัญหานั้นๆให้ดีเสียก่อน เช่นในการเปรียบเทียบของข้อได้เปรียบหรือข้อเสียเปรียบในทางเลือกต่างๆ
3. การประเมินทางเลือกหรือวิธีการ
เมื่อหาวิธีการในการแก้ปัญหาได้หลายวิธีมาแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การเลือกวิธีการที่ดีที่สุดจาก วิธีการที่เลือกมา เพราะวิธีการที่ดีสำหรับปัญหาหนึ่งอาจจะไม่ใช่วิธีการที่ดีสำหรับอีกปัญหาหนึ่ง เพราะปัญหาต่างๆ จะอยู่ในสภาวะแวดล้อม เงื่อนไข ข้อจำกัดที่ไม่เหมือนกัน เราจึงต้องทำการประเมินวิธีการที่เลือกมาเพื่อหาวิธีการที่ดีที่สุด วิธีการประเมินที่ดีที่สุดก็คือ การแยกแยะว่าวิธีต่างๆ นั้น แก้ปัญหาได้ตรงตามความต้องการเพียงใด ภายใต้เงื่อนไขและข้อจำกัดต่างๆอันเดียวกัน
4. การเลือกวิธีที่ดีที่สุด
ในการเลือกวิธีนั้น เราอาจไม่เลือกวิธีการที่ดีที่สุดจากการเปรียบเทียบก็ได้ ทั้งนี้อาจจะมาจากเงื่อนไขและข้อจำกัดอื่นๆ เช่น เงื่อนไขทางกฎหมาย ทางการเมือง ทางการเงินที่ไม่สามารถคาดเดาได้ บางครั้งทุกวิธีการที่เลือกมาอาจ ไม่สามารถนำมาใช้ได้ ทำให้ต้องหาวิธีการอื่นๆ และทำการประเมินใหม่ก็ได้
5.นำวิธีการที่เลือกไปใช้ในการแก้ปัญหา
หลังจากได้วสิธีการแก้ปัญหามาแล้วผู้แก้ปัญหาก็จะนำวิธีการที่เลือกมานั้นไปออกแบบ เป็นกระบวนการปฏิบัติจริงในการแก้ปัญหา ในขั้นตอนนี้ เราอาจต้องอาศัยความร่วมมือ จากคนอื่นๆในระบบหรือฝ่ายเทคนิคมาช่วย ในการออกแบบวิธี การตลอดจนการนำไป ใช้ได้จริง ขั้นตอนการออกแบบจะเป็นขั้นตอน ที่จะกำหนดรายละเอียดและความสามารถ ของบุคลากร ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล และงานของระบบสารสนเทศที่ระบบใหม่ต้องหาร
2. ทำไมนักศึกษาจึงคิดว่า การจัดทำต้นแบบ (Prototyping) จึงกลายมาเป็นที่นิยมในการพัฒนาระบบใหม่ทางธุรกิจที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นพื้นฐาน ?
ตอบ การจัดทำต้นแบบ (Prototyping) ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจระบบได้ง่ายขึ้น สามารถหลีกเลี่ยงการเข้าใจผิดระหว่างผู้ใช้และผู้พัฒนาระบบ ผู้พัฒนาระบบสามารถสร้างรายละเอียดที่ถูกต้องได้ ผู้จัดการระบบสามารถประเมินแบบจำลองในการใช้งานได้ นักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้ต้นแบบในการทดสอบระบบและการทำงานในแต่ละขั้นตอน ต้นแบบสามารถลดความเสี่ยงในการทำระบบได้ มี 2 วิธี
1. System Prototyping คือการสร้างแบบจำลองการทำงานของระบบสารสนเทศที่มีรูปแบบครบตามการทำงานจริงและจะถูกนำไปพัฒนาต่อ
2. Design Prototyping หรือ Throwaway Prototyping คือการสร้างแบบจำลองเพื่อตรวจสอบความต้องการของผู้ใช้ หลังจากผู้ใช้เห็นด้วยกับการออกแบบ ต้นแบบนั้นจะไม่มีการนำมาใช้อีก และการพัฒนาจะทำต่อจากการออกแบบ
3. ให้นักศึกษาอธิบายว่า ปัจจุบันมีการนำการจัดทำต้นแบบเข้ามาแทนที่ หรือมาเสริมการพัฒนาระบบสารสนเทศ ?
ตอบ การนำการจัดทำต้นแบบเข้ามาแทนที่ หรือมาเสริมการพัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อใช้แก้ปัญหา หรือสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับหน่วยงาน และให้การทำงานมีประสิทธิภาพตอบสนองต่อความต้องการ ของผู้ใช้งาน โดยอาจนำระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยในการ ดำเนินงาน คือการประมวลผล เรียบเรียง รัดเก็บข้อมูล เปลี่ยนแปลง เพื่อให้โต้สารสนเทศที่ถูกต้องครบถ้วน
5. มีซอฟต์แวร์ประยุกต์อะไรบ้าง ที่ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ใช้พัฒนาธุรกิจบนอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต เว็บไซท์ ?
ตอบ ซอฟต์แวร์ประยุกต์แบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้
1. ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน เป็น Software ที่ใช้สำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น Softwareสำหรับงานธนาคารการฝากถอนเงิน Software สำหรับงานทะเบียนนักเรียน ซอฟต์แวร์คิดภาษี ซอฟต์แวร์การให้บริการร้าน Seven ฯลฯ
2. ซอฟต์แวร์สำหรับงานทั่วไป เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับงานทั่วไป โดยในซอฟต์แวร์ 1 ตัวมีความสามารถในการทำงานได้หลายอย่าง เช่น ซอฟต์แวร์งานด้านเอกสาร (Microsoft Word ) มีความสามารถในการสร้างงานเอกสารต่าง ๆ จัดทำเอกสารรายงาน จัดทำแผ่นพับ จัดทำหนังสือเวียน จัดทำสื่อสิ่งพิมพ์
ซอฟต์แวร์ประยุกต์เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับทำงานต่าง ตามที่ต้องการ สามารถนำมาประยุกต์ใช้พัฒนาธุรกิจบนอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต เว็บไซท์ เช่น การทำงานเอกสาร งานกราฟิก งานนำเสนอ หรือเป็น Software สำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น โปรแกรมงานทะเบียน โปรแกรมการให้บริการเว็บ โปรแกรมงานด้านธนาคาร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น